Dasar Hukum

• Staatblad No. 291 tahun 1909 tentang Legalisasi Tanda Tangan
• UU No. 30 tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, pasal 15 ayat (2) dan pasal 7 huruf c.

Legalisasi

• Tindakan mengesahkan tanda tangan Pejabat Pemerintah atau Pejabat Umum yang diangkat oleh Pemerintah setelah mencocokan tanda tangan berdasarkan specimen tanda tangan pejabat yang berwenang  (Kemhukham).
  • Ijazah dari Indonesia, contoh Ijazah SMA Negeri 1 Jakarta. Fotocopy ijazah dilegalisasi oleh SMA Negeri 1 Jakarta, apabila sekolah tersebut tutup, maka Kantor Wilayah Diknas yang berwenang melegalisasi.
  • Akta Lahir/Akta Kenal Lahir dari Indonesia.   Fotocopy Akta Lahir/Akta Kenal Lahir dilegalisasi oleh Catatan Sipil yang mengeluarkan akta tersebut, untuk keperluan di luar negeri, maka harus disahkan oleh Notaris Resmi yang terdaftar tanda tangannya di Kemhukham.
• Tindakan mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan yang dibuat sendiri oleh perseorangan atau para pihak di atas kertas yang bermaterai cukup yang ditandatangani dihadapan Notaris dan didaftarkan dalam buku khusus yang disediakan Notaris [UU 30 tahun 2004 pasal 15 ayat (2)].

Legalisasi Dokumen Indonesia untuk Luar Negeri

• Dokumen yang akan dilegalisasi oleh Menteri Luar Negeri c/q Direktur Konsuler,  harus dilegalisasi terlebih dahulu oleh Direktur Perdata, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU), Kemhukham (Staatblad 1909 No.291 tentang legalisasi tanda tangan dan UU No.30 tahun 2004 tentang Jabatan Notaris).
• Setelah mendapat legalisasi dari Direktur Perdata Ditjen AHU Kemhukham dan Direktur Konsuler Kemlu RI, selanjutnya dokumen tersebut dibawa ke Kedutaan Besar Negara yang dituju di Jakarta untuk mendapatkan legalisasi.
• Proses mengurus dokumen selesai di Indonesia, selanjutnya  pemohon berangkat ke  negara yang dituju dan meminta legalisasi dari Perwakilan RI di negara tersebut. Apabila ketentuan dari negara tersebut mengharuskannya untuk mendapatkan legalisasi dari Instansi Negara setempat, maka hal itu akan mudah, karena telah ada legalisasi dari Kedubes Negara tersebut.

Maksud Legalisasi

• Pembuktian bahwa dokumen yang dibuat oleh para pihak itu memang benar ditandatangani oleh para pihak dan proses itu disaksikan oleh seorang Pejabat Umum (Notaris), pada tanggal yang sama dengan waktu penandatanganan itu.
• Oleh karena itu, legalisasi harus melalui Kemhukham yang akan melakukan pencocokan tanda tangan Notaris, karena setiap Notaris yang akan  membuka praktek harus mengirimkan contoh tanda tangannya ke Kemhukham (UU No. 30 tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, pasal 7 huruf c)

Prinsip Dasar Pemberian Legalisasi oleh Perwakilan RI

• Tidak ada implikasi hukum yang merugikan Pemerintah RI.
• Tidak bertentangan dengan Undang-undang dan Peraturan RI serta tidak di luar wewenang dan ketentuan yang berlaku.
• Kemlu RI dan Perwakilan RI yang melegalisasi tidak bertanggung jawab terhadap isi dokumen.

Persyaratan Permohonan Legalisasi oleh Direktorat Perdata, Ditjen AHU, Kemhukham

1. Surat permohonan legalisasi yang ditandatangani oleh pemohon.
2. Fotocopy KTP dari pemohon.
3. Fotocopy dokumen yang akan dilegalisasi.
   • Bila dokumen yang akan dilegalisasi berupa terjemahan dari bahasa Indonesia ke bahasa asing, maka dilampirkan fotocopy dokumen berbahasa Indonesia.
   • Dalam hal dokumen yang akan dilegalisasi adalah dokumen perusahaan, maka dilampirkan Surat Kuasa dari Direksi dan fotocopy KTP dari pemberi dan penerima kuasa.
4. Materai sebesar Rp. 6.000,- untuk setiap dokumen yang dilegalisasi.
5. Bukti pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

Catatan:

Dokumen dapat dilegalisir apabila tanda tangan dari pejabat (Notaris) yang menandatangani dokumen yang akan dilegalisasi telah sesuai dengan contoh tanda tangan dari pejabat tersebut yang tersimpan di Direktorat Perdata, Ditjen AHU, Kemhukham.

Proses Pelayanan Legalisasi Dokumen di Direktorat Konsuler Kemlu RI

1. Pemohon membawa dokumen yang telah dilegalisasi oleh Direktur Perdata, Ditjen AHU, Kemhukham untuk dimintakan legalisasi oleh Menteri Luar Negeri c/q Direktur Konsuler, disertai alasan penggunaan dokumen tersebut di Luar Negeri.
2. Pemohon juga membawa terjemahan dokumen oleh Penterjemah Resmi ke dalam Bahasa Negara yang akan dituju.
3. Pemohon membayar Rp.10.000,- per dokumen dan menerima tanda bukti pembayaran resmi.
4. Jika terdapat kekurangan/tidak lengkap dalam persyaratan legalisasi, maka semua berkas berikut surat/dokumen dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi.
5. Apabila berhalangan, pemohon boleh diwakili oleh orang yang diberi kuasa atau ditugaskan, disertai fotocopy KTP pihak-pihak yang berkepentingan.
6. Setelah dokumen diberi tanda tangan pengesahaan, pemohon diarahkan  melegalisasi dokumen dimaksud ke Perwakilan Asing Negara yang akan dituju.

Pelayanan Legalisasi Dokumen

Perwakilan Indonesia di Kanada memberikan pelayanan berikut yang terkait dengan legalisasi dokumen:

• Legalisasi Terjemahan Dokumen
• Legalisasi Buku Nikah / Surat Keterangan Status
• Legalisasi Ijazah Luar Negeri
• Legalisasi Surat Kuasa